Gør jeres næste konference til en succes
Som ansvarlig for jeres konferencer, ved du sikkert, at der er en masse praktikaliteter der skal være på plads, før jeres konference bliver til en succes. Alt fra teknik, bespisning, plads, lys og registrering er alle sammen elementer der definerer om jeres event bliver vellykket eller ej.
De fleste konferencegæster ligger stor vægt på maden – både før, under og efter. Vælg derfor et konferencecenter, der fokuserer på lokale råvarer, økologi og har eget køkken. Som konferencegæst er det naturligvis vigtigt at have tilpas energi til selve konference, men de fleste konferencegæster husker også selve konferencen for maden – derfor er det vigtigt at fokusere på denne del.
Et andet aspekt, er koordinering af selve konferencen. Selvom I ikke er mange deltagere, er det altid en fordel at alliere sig med en dygtig eventkoordinator. Mange konferencecentre har i dag tilknyttet en decideret møde- eller eventkoordinator der hjælper med alt fra registrering af dine gæster, planlægning af pauser og hvilket IT-udstyr i skal bruge. I mange tilfælde kan en dygtig mødekoordinator være tungen på vægtskålen i forhold til om jeres konference bliver vellykket eller ej. I kan med fordel også tjekke om det konferencecenter i ønsker, har teknikere tilknyttet til at hjælpe hvis udstyr, computere eller andre elektroniske enheder driller. Vælger du et konferencecenter med mange års erfaring, vil de som regel have godt styr på planlægning og eksekvering af events.
En vellykket konference er kendetegnet ved mange forskellige ting, hvoraf de fleste kan imødekommes og planlægges. En god idé er afholde konferencen centralt i landet for at sikre at alle har god mulighed for at komme til fra i bil eller tog – både hvis de kommer fra Jylland og Sjælland. Derfor mener mange, at Fyn er en optimal konferencebeliggenhed, fordi den ligger centralt i landet.
Et andet aspekt er den omkringliggende natur, der kan have betydning for hvordan konferencegæsterne kan bruge pauser og fritid til at være udenfor. Specielt om sommeren og foråret vil mange gæster være glade for at strække benene i pauserne udenfor. Strækker din konference sig over flere dage, er det en gode idé at undersøge de omkringliggende muligheder for aktiviteter og underholdning for dine gæster. Det kan være alt fra indendørs til udendørs aktiviteter.
I Danmark findes der +150 konferencecentre, så det kan være svært at vælge hvilket ét der passer lige præcis til jeres behov. Et godt sted at starte er af lave en tjekliste med de behov som i har til jeres kommende event. Flere af de ovenstående ting, er vigtige for at få at afholde en succesfuld konference, men alle konferencer er individuelle, så tag jer god tid i planlægningsfasen og skriv gerne ned hvilke ønsker og krav i har til jeres kommende event.